A importância da Auditoria in loco no Centro Cirúrgico

November 22, 2017

É sabido que atualmente tem havido uma preocupação muito grande no gerenciamento do uso dos OPMEs.

É necessário um olhar diferenciado na unidade em que acontece o uso dos OPMEs, o centro cirúrgico, sendo assim a figura de um auditor no prestador de saúde é primordial para adequar os processos de indicação do material, a utilização, regulação conforme anvisa e rol de procedimentos e os registros no prontuário.  

 

Os profissionais da assistência dentro do centro cirúrgico: enfermeiros, médicos e circulantes precisam entender o papel da auditoria como um facilitador no processo e não como um fiscalizador.

“ Entendimento e aceitação de todos os envolvidos que a auditoria concorrente veio para acrescentar e não para fazer cobranças apenas. O objetivo é que todos cresçam com o trabalho em conjunto. Conscientização da parceria entre auditor e equipes. Descobrir todas as falhas do processo para trabalhar cada caso na sua base” 1

 

O processo de gerenciamento dos OPMEs já deve começar no pré-agendamento cirúrgico, onde o médico solicita o procedimento que será feito, bem como os materiais que serão utilizados. Aqui os profissionais devem ser muito bem capacitados para conseguir ter uma análise criteriosa do tipo do material e quantidade. Nem sempre no pedido médico vem todos os materiais necessários descritos, além disso por haver uma gama de nomenclaturas diferentes para o mesmo tipo de material pode haver solicitações erradas junto aos fornecedores.   

 

Como melhorar o processo de pré-agendamento?

Veja algumas dicas :

 

  • Padronize todos os OPMEs mais utilizados na instituição

  • Crie regras no sistema para cada tipo de procedimento vinculado aos materiais inerentes 

  • Faça de/para dos mesmos materiais, porém com nomenclaturas diferentes ( quanto menos base de dados tiver melhor , e para isso precisa adequar com as equipes cirúrgicas)

  • Comece fazendo um piloto. Não queira colocar tudo para funcionar ao mesmo tempo.

  • Tenha um funcionário mais técnico para ajudar nessa parametrização (dê preferência a um enfermeiro auditor que já tenha sido enfermeiro de centro cirúrgico) 

 

No pré-agendamento o processo deve estar muito bem descrito, bem como as atribuições de cada membro da equipe.

 

Na data da cirurgia, os OPMEs já devem estar autorizados e caso tenham sido negados pela operadora, isso deve ser avisado previamente para o médico cirurgião e o paciente (exceto em urgências)   

 

 

A presença de um auditor no CC é fundamental para verificar o processo desde o pré- agendamento, negociação com fornecedores ou operadora e as autorizações. É ele o profissional que entende das regras do rol, assim como as particularidades das tabelas negociadas com as operadoras. Por isso é importante que esse profissional tenha atuado tanto como enfermeiro de centro cirúrgico como enfermeiro auditor. 

 

Percebemos que esse perfil de profissional hoje no mercado é escasso, ainda mais se agregarmos outra competência que também é necessária : saber lidar com os médicos. Um bom relacionamento com os médicos é essencial porque numa negativa ou adequação do material, esse enfermeiro auditor terá que comunicar o médico e explicar toda a situação.  

 

Depois do pré-agendamento, e do procedimento em si, temos outra etapa que deve ser auditada também: os registros no prontuário que acontecem no pré-operatório (admissão no Centro Cirúrgico), transoperatório, alta da sala cirúrgica, admissão e alta na RPA.

 

Num estudo feito em 2013 por Oliveira DR, Jacinto SM, Siqueira CL já relata que 

“os registros ficam incompletos e alguns dos motivos observados foram: a falta de tempo, o número de cirurgias eletivas, cirurgias de urgência e emergência e as várias tarefas que os profissionais de enfermagem necessitam desempenhar, o que fazia com que tais trabalhadores priorizassem a assistência e o cuidado ao paciente, deixando os registros para um momento oportuno.” 2

 

Sabemos de toda essa problemática, e a auditoria precisa sinalizar por meio de relatórios, o que está sendo deixado de anotar, ou anotado errado. Lembrando novamente que a auditoria só deve apontar as não conformidades, pois os registros retroativos são proibidos pelo nosso conselho. Leiam a matéria que já escrevi sobre isso. (https://www.lrmg.com.br/single-post/2017/09/17/Os-Registros-de-Enfermagem-Retroativos-em-Prontuários-Eletrônicos-e-a-Auditoria )

 

Sabemos que muitos prestadores “arrumam” os registros, mas esta prática deve ser abolida.  

 

No artigo de Souza, Ceretta e Soratto, 2016  cita a importância dos relátorios  

“ A avaliação da auditoria concorrente no Centro Cirúrgico é realizada através de indicadores mensais, com reajuste de contas com problemas e de treinamentos individuais com a equipe multidisciplinar.” 1

 

Uma forma de assegurar os registros dos OPMEs utilizados, já que muitos médicos não registram na folha de registro cirúrgico é criar um formulário e descrever os materiais que foram efetivamentes utilizados, e ter a assinatura e carimbo do médico para ser válido. Assim há a descrição exata do tipo do material usado. Lembrando que só isso não basta , temos as etiquetas e a análise do auditor se realmente justifica o tipo do material e a quantidade usada.

 

Outro problema que há com a falta de registros é o lançamento dos materiais, medicamentos e equipamentos na conta do paciente (se isso for feito manualmente). Quando temos lançamento por código de barra também é passivel de falhas e ainda assim o auditor precisa sempre checar .

 

Com a incorporação dos prontuários eletrônicos pode ser criado regras por exemplo que vinculem as palavras as cobranças, por exemplo: anotado pela enfermagem que foi realizado tricotomia, o sistema lê a palavra "tricotomia" e já lança o tricotomizador elétrico e a taxa de tricotomia. Caso na tabela com a operadora não tenha esta taxa acordada ou está incluso na taxa de sala, essa taxa fica oculta e não sai na cobrança da conta. Ou parametriza os procedimentos cirúrgicos com os equipamentos e assim cai na conta direto. Mas quem já utiliza isso?

 

Como podemos perceber há muito a ser feito e a tecnologia está ai para nos auxiliar, mas é preciso especialistas tanto em auditoria como em informática para fazer isso. 

 

O prestador que tem um auditor in loco no centro cirúrgico com certeza tem um grande diferencial no mercado e se tiver um profissional com larga experiência em CC, com conhecimento de informática e bom relacionamento com os médicos ai estará muito a frente de todos e poderá ter um grande destaque na melhoria dos seu processos. 

 

 

 

 

1 Souza, Ceretta e Soratto. Auditoria concorrente no Centro Cirúrgico: concepções dos enfermeiros . Revista Saúde e Pesquisa, v. 9, n. 2, p. 263-272, maio/ago. 2016

 

2 Oliveira DR, Jacinto SM, Siqueira CL.Auditoria de enfermagem em Centro Cirúrgico. RAS _ Vol. 15, No 61 – Out-Dez, 2013.

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